Krijg 100% Op Maat Gemaakte Gespreksprofielen met Simply

Je voert tien verschillende soorten gesprekken per week. Een eerste intake met een junior developer. Een salarisgesprek met een senior consultant. Een referentiecheck bij een voormalig leidinggevende. Een kennismaking met een opdrachtgever. En tussendoor nog een snelle call met een kandidaat die twijfelt.

Elk van deze gesprekken heeft andere accenten. Bij een intake wil je weten: ervaring, motivatie, beschikbaarheid, salarisverwachting. Bij een referentiecheck draait het om betrouwbaarheid, samenwerking, en sterke/zwakke punten. Bij een opdrachtgeversgesprek wil je de bedrijfscultuur en exacte eisen boven tafel krijgen.

Toch vatten de meeste AI-tools al deze gesprekken op dezelfde manier samen. Een generieke samenvatting die overal een beetje op past, maar nergens precies.

Simply doet dat anders. Met volledig aanpasbare gespreksprofielen bepaal jij wat de AI uit elk type gesprek haalt.

Wat is een gespreksprofiel?

Een gespreksprofiel is een template dat Simply vertelt hoe een specifiek type gesprek samengevat moet worden. Het bepaalt welke secties de samenvatting bevat, welke datapunten geextraheerd worden, en waar de nadruk ligt.

Denk aan het als een briefing aan een assistent. Je zegt niet "vat dit gesprek samen." Je zegt: "Let vooral op de salarisverwachting, de beschikbaarheidsdatum, en of de kandidaat open staat voor relocatie. En noteer ook persoonlijke details die ik kan gebruiken bij de follow-up."

Dat is precies wat een Simply-gespreksprofiel doet. Maar dan geautomatiseerd, consistent, en voor elk gesprek.

Waarom one-size-fits-all niet werkt

Laten we eerlijk zijn. Een generieke samenvatting is beter dan geen samenvatting. Maar het verschil tussen een generieke en een op maat gemaakte samenvatting is als het verschil tussen een standaard-CV en een CV op maat voor een specifieke vacature. Het eerste laat zien dat er iets is, het tweede laat zien wat relevant is.

Hier zijn concrete voorbeelden van wat er misgaat met generieke samenvattingen:

• Bij een intake wordt de salarisverwachting wel gepakt, maar de specifieke certificering die de klant eist niet, omdat het model niet weet dat die relevant is.
• Bij een referentiecheck wordt het hele gesprek samengevat alsof het een interview is, terwijl je eigenlijk alleen de beoordelingspunten wilt.
• Bij een sales-gesprek met een opdrachtgever worden kandidaat-gerelateerde secties aangemaakt die leeg blijven, terwijl de commerciele details missen.

Met aangepaste gespreksprofielen verdwijnen deze problemen. De AI weet wat relevant is, omdat jij het hebt aangegeven.

Hoe profielen werken in de praktijk

Stap 1: Kies of maak een profiel

Simply komt met een set standaardprofielen: Intake, Follow-up, Referentiecheck, Salarisonderhandeling, en Opdrachtgever. Je kunt deze direct gebruiken, aanpassen, of volledig nieuwe profielen maken.

Stap 2: Definieer je secties

Per profiel bepaal je welke secties de samenvatting bevat. Voorbeelden:

• Intake-profiel: Eerste indruk, Relevante ervaring, Technische vaardigheden, Salarisverwachting, Beschikbaarheid, Motivatie, Persoonlijke details, Rode vlaggen
• Referentiecheck-profiel: Werkrelatie, Sterke punten, Ontwikkelpunten, Betrouwbaarheid, Samenwerking, Eindoordeel
• Sales-profiel: Bedrijfscontext, Huidige uitdagingen, Gewenst profiel, Budget, Tijdlijn, Besluitvormingsproces

Stap 3: Stel data-extractie in

Naast de samenvatting bepaal je ook welke gestructureerde data Simply moet extraheren. Dit zijn de velden die automatisch in je CRM terechtkomen via de data-extractie module. Per profiel kun je verschillende extractievelden instellen.

Bij een intake wil je misschien: telefoonnummer, e-mail, salarisverwachting, beschikbaarheid, en vaardigheden extraheren. Bij een referentiecheck wil je: naam referent, functie, werkperiode, en een beoordelingsscore.

Stap 4: Koppel aan gesprekken

Je kunt profielen koppelen op verschillende niveaus:

• Per gesprek: handmatig een profiel selecteren voor je belt
• Per vacature: alle gesprekken voor een specifieke vacature gebruiken automatisch het bijbehorende profiel
• Per gesprekstype: standaard intake-profiel voor alle eerste gesprekken, referentie-profiel voor alle referentiechecks

Profielen per klant: het echte verschil

Hier wordt het pas echt krachtig. Elke opdrachtgever heeft andere prioriteiten. Een technische start-up wil weten of een kandidaat zelf kan bouwen en met ambiguiteit kan omgaan. Een consultancybureau wil weten of iemand presentabel is en klantvaardig. Een zorginstelling wilt weten of de BIG-registratie op orde is en of de kandidaat met specifieke doelgroepen heeft gewerkt.

Met Simply maak je per opdrachtgever een profiel aan. Als je voor klant X een intake voert, selecteer je het "Klant X intake"-profiel, en de samenvatting focust automatisch op wat die klant belangrijk vindt. De AI weet dan dat bij klant X het reisbereidheid-vraagstuk belangrijk is, terwijl bij klant Y de focus op certificeringen ligt.

Dit scheelt je niet alleen tijd. Het verhoogt ook de kwaliteit van je kandidaatpresentaties. Je levert precies de informatie die je opdrachtgever wil zien, in de structuur die zij verwachten.

Profielen voor interne gesprekken

Gespreksprofielen zijn niet alleen voor kandidaatgesprekken. Je kunt ze ook inzetten voor:

• Teamoverleggen: wie doet wat, welke actiepunten, deadlines
• Training en coaching: gespreksvaardigheden, verbeterpunten, aanbevelingen
• Opdrachtgeverreviews: voortgang, tevredenheid, bijsturing

Simply's inzichtenfunctie kan deze gespreksdata analyseren en patronen zichtbaar maken. Wie stelt de beste verdiepingsvragen? Welk type gesprek leidt het vaakst tot plaatsing? Op welk moment in een gesprek haken kandidaten af?

Technisch: hoe profielen de AI sturen

Achter de schermen werken gespreksprofielen als instructies voor Simply's AI-engine. Elke sectie in je profiel wordt vertaald naar een prompt die de AI vertelt waar het op moet letten.

Stel je definieert een sectie "Certificeringen" in je profiel. De AI zoekt dan actief in het gesprek naar momenten waarop certificeringen worden genoemd. Niet als zoekwoord (dat zou te simpel zijn), maar contextueel. Als een kandidaat zegt "ik heb vorig jaar mijn PMP behaald," herkent de AI dat als een certificering en plaatst het in de juiste sectie.

En elke geextraheerde waarde is klikbaar. Je kunt altijd teruggaan naar het bronmoment in de transcriptie om te verifiaren wat er exact is gezegd. Dat is de transparantie die Simply uniek maakt.

Profielen delen binnen je team

Als je een goed profiel hebt gemaakt, wil je dat je collega's het ook gebruiken. Simply maakt het mogelijk om profielen te delen op teamniveau. Een senior recruiter maakt het profiel, en het hele team kan het gebruiken. Zo zorg je voor consistente output, ongeacht wie het gesprek voert.

Dit is bijzonder waardevol voor grotere bureaus waar meerdere recruiters aan dezelfde klant of vacature werken. De kandidaatpresentaties zijn consistent, en de hiring manager krijgt altijd dezelfde structuur.

Gespreksprofielen afstemmen op je klanten

Elke opdrachtgever heeft andere prioriteiten. Een fintech-startup wil weten of een kandidaat ervaring heeft met agile development en of diegene comfortabel is in een snel veranderende omgeving. Een gevestigde bank vraagt juist naar compliance-kennis en risicobeheersing. Met custom gespreksprofielen stem je de samenvatting af op wat elke klant belangrijk vindt.

Maak per opdrachtgever een profiel aan dat de kernvragen vastlegt die altijd beantwoord moeten worden. Koppel daaraan de specifieke data-extractiepunten die voor die klant relevant zijn. Wanneer een recruiter een gesprek voert voor die opdrachtgever, past Simply de samenvatting automatisch aan. De hiring manager ontvangt precies de informatie die nodig is om een beslissing te nemen, zonder irrelevante details.

Dit bespaart ook tijd in de communicatie met opdrachtgevers. In plaats van een generieke samenvatting die je nog moet aanpassen voordat je hem verstuurt, genereer je direct een op maat gemaakt profiel. Recruiters hoeven niet meer handmatig te filteren welke informatie relevant is voor welke klant. Het systeem doet dat werk op basis van de vooraf ingestelde profielen.

Profielen iteratief verbeteren op basis van feedback

Het opzetten van gespreksprofielen is geen eenmalige actie. De beste resultaten ontstaan door iteratief te verbeteren op basis van feedback van opdrachtgevers en recruiters. Na de eerste tien gesprekken met een nieuw profiel, evalueer je welke samenvattingspunten de meeste waarde toevoegen en welke overbodig zijn. Pas het profiel aan en meet opnieuw.

Simply ondersteunt dit proces door per profiel te meten hoe vaak elk samenvattingspunt wordt gebruikt in de communicatie met opdrachtgevers. Een datapunt dat consequent wordt overgeslagen, is een kandidaat voor verwijdering. Een vraag die opdrachtgevers consequent extra stellen, is een kandidaat voor toevoeging aan het profiel. Zo groeit elk profiel mee met de behoeften van de klant.

Organisaties die hun profielen kwartaallijks evalueren en bijstellen, zien een meetbare verbetering in de tevredenheid van opdrachtgevers. De samenvattingen sluiten beter aan bij de informatiedoelen, wat leidt tot snellere besluitvorming en minder terugkoppelmomenten.

Het resultaat is een efficienter proces voor zowel de recruiter als de opdrachtgever, met betere afstemming op de specifieke behoeften van elke klant.