Het Verhogen van Werknemerstevredenheid met Simply

Het begin

In mei 2023 begon Simply samen met Staan Finance aan een samenwerking die de wervingsprocessen bij dit toonaangevende financiele staffingbureau in Nederland zou veranderen. Wat begon als een simpel LinkedIn-bericht, groeide uit tot een grootschalige samenwerking en een AI-oplossing waarmee de administratieve last voor recruiters aanzienlijk werd verminderd.

Dit is het verhaal van hoe Simply en Staan samenwerkten om deze visie tot leven te brengen, en wat andere staffingbureaus ervan kunnen leren.

De pijnpunten

De verbinding tussen Simply en Staan Finance begon toen onze medeoprichter, Jojo, contact opnam met een Senior Manager bij Staan. Het gesprek draaide om de uitdagingen in de wervingsindustrie, met name de repetitieve en saaie administratieve taken die recruiters belasten en hen weghouden van hun ware passie: het contact met mensen.

Staan had onlangs een medewerkerstevredenheidsonderzoek uitgevoerd, waaruit bleek dat saaie administratieve werkzaamheden een aanzienlijke bron van ontevredenheid waren voor hun recruiters. Taken zoals het handmatig loggen van gesprekken, het formatteren van CV's en het bijhouden van het CRM kostten uren per week. Simply's belofte om een groot deel van deze workflow te automatiseren via AI-gestuurde samenvattingen en automatische CRM data-entry kwam precies op het juiste moment.

De weg naar een MVP

Vanaf het begin toonde de directie van Staan enthousiasme, maar ze waren ook praktisch. Ze wisten dat het implementeren van AI-oplossingen zou betekenen dat er experimenten en mogelijk enige groeipijnen zouden zijn. De discussies richtten zich op hoe Simply specifiek kon worden aangepast aan de Staan-werkdag om maximale efficientie te waarborgen. Dit leidde tot de creatie van een Minimum Viable Product (MVP), op maat gemaakt voor de behoeften die tijdens de eerste gesprekken waren geuit.

Wat volgde was een jaar van intense samenwerking. Simply bouwde prototypes, Staan testte ze grondig, en het proces werd herhaald op basis van feedback. De eerste paar maanden verhoogde het gebruik van Simply de administratieve last juist, omdat recruiters gedetailleerde correcties en feedback moesten geven. Maar de belofte van een soepelere workflow op de lange termijn hield iedereen gemotiveerd.

"De eerste paar maanden waren zwaar," herinnert Ronald, Technologiemanager bij Staan Finance, zich. "Maar toen we zagen hoe snel Simply verbeterde, wisten we dat het de moeite waard zou zijn."

Zichtbare resultaten

Begin 2024 begon de toewijding zich uit te betalen. Simply bespaarde Staan-recruiters consistent tijd in hun dagelijkse werkzaamheden. De kwaliteit van de output overtroef alles wat handmatig werd geproduceerd. Ronald merkt op: "Er was een moment begin 2024 waarop we ons realiseerden dat de notities die door Simply werden geproduceerd vaak gedetailleerder en inzichtelijker waren dan wat onze recruiters normaal gesproken zouden schrijven." Dankzij de inzichten die Simply genereert, kregen recruiters ook een beter beeld van kandidaateigenschappen en hun eigen gespreksvoering.

Maar de echte doorbraak kwam toen de oplossing werd grondig voorbij gesprekssamenvattingen. De AI begon andere tijdrovende taken op zich te nemen, waaronder de automatisering van kandidaat-CV's. "Op een dag vroeg het Simply-team hoe we kandidaat-CV's behandelen," herinnert Ronald zich. "Toen ik uitlegde dat ze handmatig werden gedaan en veel tijd kostten, verwachtte ik niets anders dan sympathie. Tot mijn verrassing had Simply binnen twee weken een AI-gedreven oplossing om CV's te automatiseren. Het was iets waarvan ik niet had gedacht dat het al mogelijk zou zijn met de huidige AI-technologie."

Tijdwinst en tevredenheid

Midden 2024 kon de impact van Simply niet langer worden genegeerd. Recruiters die het platform gebruikten, bespaarden elke week uren in vergelijking met degenen die nog niet waren ingewerkt. Het verschil in zowel datakwaliteit als recruiterstevredenheid was groot. "Onze werknemerstevredenheid is enorm gestegen," zegt Ronald. "Nu recruiters niet langer worden belast door saaie administratieve taken, besteden ze meer tijd aan waar ze goed in zijn: contact maken met kandidaten en klanten." Via omnichannel opnemen konden ze gesprekken opnemen via telefoon, Google Meet en Teams, zonder van workflow te hoeven wisselen.

Deze aanzienlijke vermindering van administratief werk stelde recruiters bij Staan in staat om zich aandachtiger op te stellen tijdens gesprekken, zich te concentreren op de kandidaatervaring en meer tijd te besteden aan het begrijpen van de behoeften van klanten. Het heeft hun werk betekenisvoller en bevredigender gemaakt, wat een golf van positiviteit door het hele bedrijf heeft veroorzaakt.

De volgende stap

In september 2024 was het gebruik van Simply niet langer beperkt tot recruiters. Accountmanagers zagen ook de voordelen en gebruikten het platform terwijl ze met klanten spraken over nieuwe vacatures. Deze organische uitbreiding was mogelijk dankzij de samenwerkingsrelatie tussen Staan en Simply, die het product continu verfijnt. Dankzij transparantie in de output, waarbij elke samenvatting terug te traceren is naar de bronopname, vertrouwden ook accountmanagers volledig op de gegenereerde informatie.

"Wat het werken met Simply zo bevredigend maakt, is hun toewijding aan ons succes. Ze geven ons niet zomaar een tool en lopen weg; ze zijn betrokken bij onze reis. Ik voorzie een toekomst waarin recruiters zich volledig kunnen richten op het opbouwen van relaties met kandidaten en klanten, terwijl het administratieve werk zichzelf regelt. Als iemand die droom werkelijkheid kan maken, is het het team van Simply."

Wat andere bureaus hiervan kunnen leren

De reis met Staan laat drie dingen zien die relevant zijn voor elk staffingbureau. Ten eerste: medewerkerstevredenheid en productiviteit gaan hand in hand. Door de saaiste taken weg te nemen, werden recruiters niet alleen sneller maar ook gelukkiger. Ten tweede: AI-implementatie vraagt geduld. De eerste maanden waren zwaarder, maar het bijtrainen van het systeem leidde tot resultaten die handmatig werk overtroffen. Ten derde: begin met een specifieke use case. Staan begon met gesprekssamenvattingen en breidde pas uit naar CV-formattering en data-extractie toen de eerste resultaten zichtbaar waren.

Een visie voor de toekomst

De samenwerking tussen Staan en Simply is verre van voorbij. Beide teams blijven samenwerken om het product verder te verfijnen. Simply is nu een kernonderdeel van de toekomstvisie van Staan: een toekomst waarin de rol van de recruiter draait om relaties opbouwen, zinvolle connecties creeren en echte waarde toevoegen, zonder belast te worden door repetitieve taken. Met enterprise-level beveiliging is alle data beschermd volgens de strengste normen.

Veelgestelde vragen

Hoe heeft Simply de medewerkerstevredenheid bij Staan verbeterd?

Door de saaiste administratieve taken te automatiseren (gespreksnotities, CV-formattering, CRM data-entry) konden recruiters zich richten op het menselijke deel van hun werk. Dit leidde direct tot hogere tevredenheidsscores in interne onderzoeken.

Hoe lang duurde het voordat Staan resultaten zag?

De eerste maanden waren een investering in het trainen en finetunen van het systeem. Begin 2024, na ongeveer negen maanden samenwerking, overtroef de output van Simply consistent wat recruiters handmatig produceerden.

Welke Simply-functies gebruikt Staan Finance?

Staan gebruikt onder andere AI-samenvattingen, CV-formattering, CRM data-entry en omnichannel opnemen via telefoon en video.